材料、构配件和设备采购管理程序
1目的
对材料、构配件和设备的采购、验证及储存进行控制，确保其满足规定的采购要求。
2适用范围
适用于本公司对材料、构配件和设备的采购、验证及储存的控制。
3职责
3.1采购部负责材料、构配件和设备采购及储存；
3.2设计部负责材料、构配件和设备采购技术要求；
3.3工程部负责责材料、构配件和设备的检验或验证。
4工作程序
4.1采购部负责采购计划的编制、对合格供方的评价、采购合同/协议的签订和采购，确保采购的产品满足采购规范的要求;
4.2本公司采购的产品分为A.B.C三类：
A类：电脑、线缆、桥架、摄像头、立杆、交换机、广播、喇叭、话筒、UPS、SDH、ODF、DDF。
B类：KBJ、JDB、螺纹管、PVC、金属软管。
C类：电锤、电钻、砂轮机、切割机、打印机、打印纸、钻头、PVC胶带、头盔。
4.3合格供方的选择
4.3.1经营资格和信誉
a）对生产厂家评价在适用时，需收集如下资料：企业资质证明/生产许可证、产品鉴定证明资料、产品质量证明、厂家管理体系、产品生产能力证明、与该厂家合作的证明；
b）对经销商评价时需收集如下资料：经营许可证明、产品质量证明、曾与该经销商合作的证明；
4.3.2提供物资的质量；
4.3.3供货能力，交货期准确及时；
4.3.4价格适中有一定的供货业绩；
4.3.5物资运输费用
4.3.6售后服务能力等，包括售后服务态度、手段、措施及效果及供方的质量追踪能力；
4.4合格供方的确定
4.4.1由采购部负责确定供应方，按采购方法分为：
a)招标采购：以招标文件的方式，约请采购策划名单中的多家供应方投标，经过评标，选择最佳供应方；
b)邀标采购：以招标的方式，邀请特定的供方投标，用邀标的方式选择供应方；对于批量小、价格较低不宜招标的，可采用询价招标；
c)直接采购：对于零星材料或较难实施质量/价格对比的，或单项价格较低的考虑直接采购；
4.4.2经选择合格者列入《合格供方名单》经主管经理批准。采购部组织签订合同办理采购手续；
4.4.3由主管经理主持每年年初组织采购部、设计部、项目部对供方进行再评价，对不合格者取消其合格供方资格。
4.4.4采购部负责建立供方档案，记录其业绩作为再评价的依据；
4.4.5对可回收废旧物品有采购部选择合格销纳方并签订合同，由合格销纳方进行回收。
4.5采购信息
4.5.1采购计划
a)采购部根据特定的施工项目的材料设备用料计划编制整个项目的总体采购计划，内容包括全部工程的用料计划安排；
b)月度采购计划：项目部根据施工作业计划、以单位工程为对象，对各工程分部分项逐项汇总编制，应全面、及时、准确并报采购部审核主管经理批准；
c)采购计划均应明确采购的具体内容包括：采购产品的品种、规格、型号、数量、交付期、质量要求、验证的具体安排等。
4.5.2采购规范：设计部根据设计图纸、技术资料编制材料、构配件和设备采购规范，对采购材料技术、质量要求及主要性能指标做出规定。采购规范实施前由主管经理审批。
4.5.3采购合同：主要内容包括：标的（名称、品牌、商标、品种、型号、规格、等级、花色、技术标准、质量要求或环保安全技术要求等）、数量、包装、交付及运输方式、验收、交付期限、价格、结算、违约责任、特殊条款等；
4.5.4采购合同签订前应有主管经理审核，设计总工审批，总经理审批。采购部负责与供方签订采购合同/协议。采购合同签订人需经总经理授权或总经理亲自签署；
4.5.5对于零星采购物品或质量要求不高可根据采购计划的规定直接采购，不需签订采购合同。
4.6采购产品的验收
4.6.1仓管、采购人负责采购产品的检验或验证，以确保采购产品满足采购规范规定的要求；需要复验的产品按规定送授权的设计部门进行复验，并保存记录；
4.6.2仓库负责检查采购产品的数量及是否经过了检验或验证，确保数量准确，不合格的材料、构配件和设备不准入库，不合格的材料、构配件和设备不得用于工程施工；
4.6.3当本公司或本公司的顾客提出拟到供方的现场实地验证时，采购部在签订合同时应说明并做出安排；
4.6.4采购部、仓库同时保存验收记录。当材料验证不合格时执行《不合格品控制程序》
4.7材料的管理
4.7.1财务部负责制定《仓库管理制度》，明确储存、保管、标识和发放等要求；项目部负责项目施工过程中的原辅材料及辅料、、构配件、设备和劳保用品的管理；
4.7.2在仓库和施工现场必须有适当的储存现场和防护措施，针对不同物资有必要的防雨、防潮、防火、防污染环境等措施；
4.7.3出入库要有凭证，建立台帐，执行“先进先出，推陈储新”原则，发料要及时、准确办清手续，保证发放记录具有可追溯性；
4.7.4化学危险品管理
a)采购的油品和化学危险品主要有油漆、稀料、氧气、乙炔气体等，要限制库存量，并索取安全数据技术说名书；
b)仓库建立台帐，对名称、数量、入库、出库日期进行日清月点，做出报表；
c)油品及化学危险品应储存在专用仓库配备灭火器材，保持良好的通风,应有安全警示标识；
d)仓库内根据物品种类设置相应的防护手套等，物品应分类分项存放，堆垛之间的安全通道应有安全距离。不能混放的物品，不得在同一仓库内存放，要隔离库存；
e)仓库保管员凭领料单发放，对领用人及领用量进行登记，并建立台帐。
4.7.5工程部负责组织按规定对顾客提供的材料、构配件和设备进行验收，在验收、施工安装和使用过程中出现问题，应记录并及时向顾客报告，按规定处理。
5支持性文件
《仓库管理制度》
6记录
JL《合格供方名单》
JL《合格供方评价记录》
JL《采购计划》
采购合同、台账、出入库单等。